「毎月、月初になると半日かけてExcelに数字を貼り付けて集計している」 「同じ手順を、何年も手で繰り返している」

そういう作業、ありませんか。結論から言います。その“決まった手順のExcel作業”は、人に頼めば自動化できます。 しかも、会社全体の大げさなシステムを入れる必要はありません。今日は、何を・誰に・どう頼めばいいかを、順番にお話しします。

まず、自動化に「向くExcel作業」を見分ける

すべてのExcel作業が自動化に向くわけではありません。向いているのは、次のような作業です。

  • 毎回、ほぼ同じ手順でやっている（手順が頭の中で決まっている）
  • 複数のファイルやシートから、決まった形に貼り付け・集計している
  • やらないと業務が止まる、毎月・毎週くり返す作業
  • 「これ、機械がやればいいのに」と自分で思っている作業

逆に、毎回その場で判断が必要だったり、例外だらけの作業は、無理に自動化しないほうがよいこともあります。くり返しと決まりごとがある作業ほど、自動化の効果が大きいと覚えてください。

全部を作り直さなくていい——「一作業だけ」でいい

ここがいちばん大事なところです。「自動化」と聞くと、会社の業務すべてをシステムに載せ替える大工事を想像して、身構えてしまう方が多い。でも、いちばん面倒な一作業だけを切り出して自動化するほうが、安く・早く・失敗しません。

この考え方は、別の記事で詳しく書きました。あわせて読んでみてください。 → 「全部システム化すれば楽になる」が、いちばん危ない。現場のExcel、変えるのは一つだけでいい

頼む前に用意する、たった3つ

「お願いするには、ちゃんとした仕様書がいるのでは」と心配いりません。用意するのは、この3つだけです。

  1. 今お使いのExcelファイルを一つ（実物がいちばん雄弁です）
  2. その作業の手順を、箇条書きで（「①ここを開く ②この列をコピー ③こっちに貼る…」程度でOK）
  3. 一番面倒に感じている点（どこで時間が溶けているか）

専門用語も、きれいな文章も要りません。現場の言葉のままで十分です。むしろそのほうが、ちょうどいい道具になります。なぜ最初に“紙一枚”の整理をすると失敗しないのか、その理由はこちらに書きました。 → 業務アプリの外注で失敗する人の共通点。私が見積もりより先に渡す“一枚の紙”

どこに頼むと、費用を抑えられるか

頼み先には、おおきく3つあります。

頼み先向いている場面注意点
大手システム会社全社的な大きな仕組み最低受注額が大きく、一作業には割高
クラウドソーシング仕様を自分で書ける人当たり外れがあり、要件整理は自分の仕事
小さな制作者に直接「この一作業だけ」を相談したい対応できる規模に限りはある

「毎月のこのExcel作業だけ、なんとかしたい」——この規模なら、一点に絞って小さく作るのがいちばんムダがありません。費用は作る量で決まるので、機能を盛らずに一作業に絞れば、その分だけ安くなります。月額のサービスを何本も積み上げるより、ひとつの買い切りで終わることも多いのです。

「うちのあの作業、頼めるかな」と思った方へ

私は、なんでも自動化をすすめる人間ではありません。今のやり方で困っていないなら、そのままがいちばんです。要らない道具を作らないのが、いちばんの信頼だと思っています。

ホームページに、無料の「お困りごと診断」を置いています。数問に答えるだけで、あなたのその作業が自動化に向いているのか、頼むとどんな形になりそうか、その入り口が見えるようにしました。

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なお、こうしたツール制作のお仕事は、これから実績を積んでいく段階です。だからこそ、最初に相談してくださる方には、特に丁寧に向き合います。お見積りは無料、料金はご納得いただいてからです。

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